——歡迎大家來到“辦公沙龍”?。。?
1．別把時間浪費在整理上
有人提出讓我說說電腦里的文件夾該怎么整理比較好，我覺得，整理電腦里的文件夾，其實和家里裝修或收拾家務一樣 ， 是一件挺私人的事情 。一千個人有一千零一種對文件夾分類整理的方法，對于任何一種分類法來說，適合你的才是最好的 。
但是，也正如同有些人家里婉約整潔、讓人心曠神怡，而有些人家里無處下腳、勉強算得上一個“窩”一樣，文件整理的思路和習慣也是有高下之分的 。那么，評判的標準是什么？
我覺得，任何分類法的原則必須且只能是：①為了更快地處理手頭的文件 。②為了更快找到保存過的文件 。一切與此原則相悖的分類方法都應舍棄 。
我發現，分類和整理文件各種千奇百怪才華橫溢的方法，無非可以概括為兩種路徑：一種是邊處理邊整理；一種是先處理再整理 。
邊處理邊整理的人是我的偶像，我對他們充滿了敬仰之情 。這群人有著宗教信仰般的“文件潔癖”和高度自律 。
比如，下載文件前，他們會找準擬存放的文件位置，精準地把文件投入到文件夾中；新建文件前，他們會在已經建立的文件分類體系的各個文件夾之間反復流連，猶豫到底要把新建文件放在哪個文件夾里才合適 。
邊處理邊整理似乎有助于保持電腦的整潔狀況，似乎邏輯清楚明晰，但其實有致命的問題 。
首先，非常非常耽誤時間 。比如你從郵箱下載一個文檔，如果想一次到位的保存，可能要點四五次鼠標才能達到你預設的文件夾位置，還不包括你猶豫的時間，效率實在太低，有時事情火燒眉毛了，還要在文件夾里選來選去，實在是一件討人嫌的事情，并不適合我這種懶人 。
其次，即使你是個耐心超凡的人，無法忍受一絲不潔，提前建好了一個又一個整齊的文件夾，但會存在這樣的情況：一項工作沒有完成之前，各種文件總是在不停地改動變化、增加減少，你如果要保持文件系統的完整 ， 就要不停地整理你的文件系統，修改調整文件夾，假如你因為偷懶或者太急而一次兩次或一小段時間不整理東西，或者把同一項工作的文檔一不小心整理到了幾個不同的文件夾里去，那么之前和之后做得再好也失去意義了 ， 你會有一堆東西“不知道放哪兒去了” ， 于是整個系統就徹底崩潰了 ， 要再恢復到原來的秩序就需要花很長時間彌補錯誤 。
所以我提倡的文件處理方式是：永遠不要嘗試一次性把所有文件歸位，永遠不要嘗試讓文件系統隨時保持完整和清潔 。你要做的是先處理、再整理，先收納、再整理 。
我處理文件的第一步，也是核心思想，是建立一個“收納區”，把你所有類型、所有格式、所有項目正在處理的文件都先一股腦丟到這個分區，在這里決不再細分文件夾 ， 直到閑得無聊或者文件太多以至于目不暇接的情況下再去整理 。
這個“收納區”可以直接是計算機桌面 ， 也可以在桌面上開辟一個“近期文檔”文件夾 。這么做的好處在于：
（1）減少你保存整理文件的時間以及可能造成的投放錯誤，提高了效率 。
（2）你不會丟東西了，起碼你知道 ， 最近從各種渠道得到的工作文檔肯定在“收納區”里，不會在第二個地方，東西總是在的 。反過來說，如果沒找到，不是真的刪了就是真的沒下載過 。這能極大排遣了你找不到東西的恐慌感 。
（3）易于整理 ， 需要整理的時候，抓著這一個“收納區”猛攻一番下功夫即可 。
這樣一來，你就可以擺脫“總是在整理”的巨大工作量和心理壓力，不用在“處理”和“整理”兩種狀態間反復切換，文件來了，隨手一丟，然后專心處理，而不考慮整理的問題；有空閑時間了 ， 再專門整理 。無論是處理還是整理都能集中精力、專心致志，效率當然會提升 。
【如何高效辦公：一個懶人的計算機文件夾整理懶辦法】2．把未完成事項、庫存文檔和參考資料三類文檔分開
我之前建議過，最好設置一個文檔暫存區、收納區，把最近正在用的文件都丟進去 ， 先別著急整理 。
暫存是為了給整理贏得時間，一段時間之后，暫存區或者說收納區滿了，文件都快漫出桌面的邊界了 ， 這時候怎么辦？應該如何規劃自己的文件系統？
我為大家介紹一種辦法 ， 你只需隨意動動手，就可以快速清理管理電腦文件 。
首先用郵箱可以發文件夾嗎，大家應當把待整理的文件分為三個大類：待處理文件、庫存文檔和參考資料 。
待處理文件
就是最近工作涉及的文件，可能隨時會修改變更，也可能隨時會有新的議程、講話、名單等文檔進來 。這些文件就讓它們老實待在“收納區”好了，晚點再去管它 。我一般就把這類文件直接扔在桌面上 ， 講究一點的，可以在桌面上建一個“近期文檔”的文件夾 。
文件放在桌面，這樣可以隨時警告自己，要盡快地處理，留給自己一個清潔的桌面，而且經常會腦子里已經把一個事忘了，看到待處理的文件 ， 一個激靈馬上又想起來了 。
如果你和我一樣把桌面當成收納區 ， 從實用性和美觀程度考慮，桌面盡可能不要放太多快捷方式，同時建議你將最常瀏覽的一些文件夾的快捷方式發送到桌面 。假如你安裝了很多軟件 ， 那么軟件的快捷方式則應使用桌面整理工具管理，比如“”“小Q書桌”“牛牛桌面”“”，最最常用的軟件應固定到任務欄，比如瀏覽器 。
庫存文檔
這里放的是一段時間以來 ， 已經結項工作的相關文件 。開完的會、定稿的文件等，一般來講這些文件不會再更新了，但又有保存的必要，這些文件就可以集中整理到庫存文件庫中去 。
參考資料
其實也是已經處理完的文件 ， 但是和庫存文件不同的是，庫存文檔打開的概率不大了，為的是不怕一萬就怕萬一 。而參考資料可能還要頻繁調用，最好放在專門的文件夾里，免得在庫存資料里翻來翻去耽誤時間 。
比如什么介紹信的模板啦、證明的模板啦、議程的模板啦、通訊錄啦、領導基本信息啦、本單位的重要數據統計啦，等等，三五天時不時就要打開，那就放到專門的參考資料庫里，要用了就徑直奔去 。

文章插圖

文章插圖
接下來，三類文件怎么分心里大致有譜了 ， 怎么建文件夾呢？
待處理的好說，前面已經提到，讓它們躺在桌面上好了；參考資料也好說 ， 單建個參考資料文件夾，按“基本信息”“數據”“文件模版”等丟進去就好；關鍵是這個庫存文檔，占了大頭，里面細分要花些心思 。我提供幾種橫向縱向劃分思路 。
按部門分
比較適合聯系工作面比較廣的同志 。比如某領導在市里分管農業、畜牧、鄉鎮企業、水利等工作，那么協助這位領導開展工作的辦公室同志，電腦里的庫存文件也應該按照領導的分管部門劃分，農業局相關文件、水利局相關文件，等等，一目了然、互不干擾 。
按時間分
比較適合做專項工作的同志 。比如某位同志在辦公室管文字工作用郵箱可以發文件夾嗎，主要任務就是寫稿改稿，那么把稿子按類別分其實意義不大 ， 不如就按照時間線來捋，1月、2月、3月，等等，邏輯也算清楚 。
按工作內容分
比較適合工作事項雜，或者是做綜合工作的同志 。我在綜合部門的時候，常常要聯絡全單位80多個部門，文件夾按部門分那絕對是不可能完成的任務；按月份，也不現實，文件類型雜七雜八 ， 有議程、有講話、有通訊錄，有調研、有大會、有會見 ， 放到一起相當于沒整理 。這時最好就根據自身分工的實際 ， 按工作的條塊來規劃文件系統，分為對外聯絡、大型活動、重要會議、調研活動、來訪接待，等等 。
3．層級太多是在給自己挖坑
很顯然 ， 文件系統建立起來后，其實總是處在動態的變化中的 。每過一段時間 ， 總會有大量原本在“收納區”的文件排隊被分配到各個文件夾 。
當一個子目錄中的文件過多時，你就應該繼續往下建立子目錄 ， 因為，一個文件夾中如果文件超過100個的話，查找會比較費勁 ， 還是得依靠文件檢索工具，這樣就有違分類的初衷，必須得往下分類 。
但分類的細化就意味著層級增多 。層級越多，瀏覽的效率就會越低，所以整個結構最好控制在三級以內 。應對的辦法就是腦子里應該有根弦 ， 寧愿多增加一些橫向的文件夾，也要盡量控制縱向的層級數 。
還需注意 ， 越常用的類別文件，對應的文件層級就應該越高，原因很明顯，層級高意味著可以更快地訪問，你可以選擇將目錄的層級上調 ， 或者發送這個目錄的快捷方式到桌面 。
正如設立“收納區”的原理一樣 ， 分類整理是必需的，但分得太細太多絕對不是一件好事，所以我建議任何大目錄下建議都建立一個名為“其他”的文件夾 ， 這個文件夾存放兩類文件：一是實在不好分類的文件；二是只有一兩個文件 。不值得再建立新的子目錄保存，暫時存放在“其他”里 。
4．習慣才是最重要的
我上面說的都是“想”這個層面的事，但每個人內心都知道，整理的關鍵其實不在于怎么安排規劃，而在于是否能夠持之以恒地落實和執行之前設計的規劃，想得再好，即使用“中圖法”去分類文件夾 ， 做不到也是沒用 。
我小時候是這方面的典型負面案例 。小我有一個很大的書柜，我爸很愛給我買書，書柜里很快都塞滿了我自己的書，各種童話大王、各種漫畫、各種百科，很快這個書柜就成了家里的衛生死角 。
我懷著對圖書檔案學的朦朧好感，飽含雄心壯志打算把書柜整理成環境優美、秩序井然、分類科學、取用便捷的家中典范 。
第一步，先把所有書籍統統推到地上 ， 把書架空出來；
第二步，對已有書籍進行分類，文學、科學、教材、工具等十幾個門類；
第三步，粗略統計每一門類書籍的大致數量；
第四步 ， 根據書籍門類和數量對書柜進行分區，確定每個格子書籍類別；
第五步，制作一批小紙條，認認真真地在上面寫上文學、科學、教材等字眼；
第六步 ， 把小紙條貼在相應的書柜格子上；
第七步，把地上的書按類別上架 。
經過這一系列對六七歲的我來說絕對算得上浩大的工程之后 ， 果然一個環境優美、秩序井然、分類科學、取用便捷的書柜誕生了 。
故事并沒有完，現實的殘酷在于，大概沒過半年，書柜又一次成為家中的衛生死角，這樣的浩大工程只能重新來過 。很快，小我對這樣沒有盡頭的工作就失去了耐心，書柜的環境從此一蹶不振 。
小我的問題在哪？當然不在于文件系統的謀劃和分類，他已經做到了他所能達到的最高境界 。問題在于 ， 圖書存放系統建立后，他沒有定期整理的習慣和意識，指望畢其功于一役，那肯定是行不通的，文件系統只能定期走向崩潰 。
所以我的建議是 ， 一定要形成自己固定整理文件的周期，這個周期最好不要超過一個月 。
比如辦公室經常會值夜班，我所在單位大概兩周一次夜班 ， 這個夜班就是我自己的整理時間 。利用夜深人靜的時候，把積攢了兩周文件的“收納區”來一個大掃除 ， 該處理的盡快處理，該刪除的果斷刪除 ， 該歸檔的按類別歸檔，目標是恢復一個空空蕩蕩的“歸納區” 。
要強調的是，和紙質文件一樣，電子文檔也需遵循“斷舍離”的原則 。對于資料來說，最重要的是了解你存儲的資料對你是否有用 。如若不能吸收轉化為知識能力 ， 資料再多也不能體現其價值 ， 而且會讓你的文件過于繁雜，因此定期清理無用文件尤為重要 。
比如，我覺得，以下文件果斷刪除，毫不可惜：已過期，無任何保留價值的文件；重復的文件、模式化的文件；可以從網絡上輕易下載到的文件等 。
另外，鄭重說明，整理并非我的強項 ， 這里介紹的說到底還是我的懶人懶辦法，如果你有更為科學、更加獨到的文件整理方法或心得，一定要留言告訴大家哈！
本文到此結束 ， 希望對大家有所幫助 。

• 學會這幾招 才能高效玩轉壓縮軟件
• Excel中如何使用CELL函數獲取當前打開的工作簿名稱？學習了
• 仙鶴來種子怎么種植
• 陽臺面積怎么算
• 讓電腦變成真正的辦公神器，只安裝了這7個精華軟件，免費又好用
• 在這個內卷的時代中，如何成為公司不可或缺的程序員？
• 狂蜂浪蝶看水滸：如果盧俊義睡了潘金蓮，武松該如何抉擇
• 男生怎樣合理挽留女朋友 ?如何挽留女朋友堅定的分手
• 怎么做麻辣蝦好吃
• 新鮮楊梅怎么做酸梅湯